Dit artikel is eerder geplaatst in Fiscaal Praktijkblad
Door : S. Kruikemeier MSc en C.H. Bouwmeester verbonden aan Loyens & Loeff N.V.

Het is u wellicht bekend dat veel ondernemingen door de Belastingdienst zijn benaderd voor de toepassing van Horizontaal Toezicht. Bedrijven zijn vrij om te kiezen of zij een convenant af willen sluiten voor Horizontaal Toezicht. In het douanerecht kennen we al langer een systeem dat vergelijkbaar is met het Horizontaal Toezicht zoals dat geldt voor de directe belastingen en de btw. Dit is het systeem van de Authorised Economic Operator (AEO).

Bedrijven die zich veelal bezig houden met internationale logistieke processen, opslag onder douaneverband en vervaardiging van goederen onder toepassing van specifieke douaneregelingen, kunnen in aanmerking komen voor het zogenaamde AEO-certificaat dat in drie smaken te verkrijgen is: Het AEO-certificaat douanevereenvoudigingen, het certificaat veiligheid en een gecombineerd certificaat. De belangstelling voor een AEO-certificaat is in de laatste maanden rap toegenomen, wat de laatste aanvragers die nu zo snel mogelijk een certificaat willen tegen een enorme werkdruk bij de Douane doen aanlopen. Uiteindelijk zullen ook deze aanvragers, mits de Douane voldoende vertrouwen heeft in de van toepassing zijnde processen op douane en/of veiligheidsgebied, een AEO-status krijgen toebedeeld. En dan? Achtereenvolgens gaan wij in dit artikel in op de geschiedenis van AEO, de vereisten om voor AEO-certificering in aanmerking te komen, de aanvraagprocedure en afgifte, hoe AEO dient te worden onderhouden en de eventuele risico’s van AEO-gecertificeerd zijn.

Hoe het allemaal begon
Na de aanslagen in New York op 11 september 2001 is de internationale aandacht voor veiligheid aanzienlijk toegenomen. De Europese Commissie heeft gemeend de buitengrenzen van de Europese Unie (EU) beter te moeten beschermen om zo de veiligheid van mensen en de beveiliging van de goederen beter te kunnen garanderen. Het begrip veiligheid (‘safety and security’) heeft zodoende ook een plaats gekregen in de communautaire douanewetgeving. De status AEO en de richtsnoeren voor toekenning van de status, zijn gebaseerd op het Communautair douanewetboek (CDW) en de bijbehorende toepassingsverordening (TCDW).

De wens van een gecoördineerd beleid voor het bestrijden van terrorisme en het niet naleven van de regelgeving betreffende het internationale handelsverkeer in combinatie met een verwachte volumegroei van goederenverkeer dat door steeds minder douanepersoneel moet worden gecontroleerd, heeft de Douane de kant van het “horizontaliseren” opgestuurd. Dit betekent dat niet langer alleen de Douane, maar ook het bedrijfsleven verantwoordelijk wordt gehouden voor een veilig en integer internationaal handelsverkeer. Die verantwoordelijkheid betekent dat het bedrijf zelf alle waarborgen en veiligheidsprocedures bewaakt. De beoordeling door de Douane van de bestaande waarborgen, veiligheidsprocedures en van een aantal formele aspecten zoals die in de EU-wetgeving zijn opgenomen, moet de Douane voldoende houvast bieden om het bedrijf al dan niet het vertrouwen te geven.

Teneinde het bedrijfsleven te stimuleren de veiligheid van hun internationale handelsketen te verbeteren, geeft de EU aan geautoriseerde marktdeelnemers, ondernemers die een AEO-certificaat hebben verkregen en daarom in de gehele Gemeenschap als betrouwbaar worden beschouwd op het gebied van douanetransacties, allerlei voordelen in het internationale handelsverkeer. Een bedrijf dat AEO-gecertificeerd is, wordt aan minder fysieke en documentcontroles onderworpen, wordt met voorrang gecontroleerd als hij voor een controle wordt geselecteerd, kan vragen of een controle op een bepaalde plaats gebeurt en wordt bij een latere vergunningaanvraag niet gecontroleerd op eerder beoordeelde criteria. Afhankelijk van het soort AEO-certificaat gelden ook de voordelen van voorafgaande kennisgeving bij controles, is wederzijdse erkenning van de AEO-status afgesproken met landen zoals de VS, Japan en China en is het mogelijk lagere zekerheidstelling overeen te komen bij toepassing van de douaneregelingen zoals entrepot en vervoer.

Herbeoordeling vergunningen
AEO lijkt op het eerste gezicht iets vrijblijvends te zijn. Echter in november 2008 heeft de EU een verordening gepubliceerd aangaande de formele bepalingen voor grensoverschrijdende douanevergunningen en criteria voor de vergunningen voor douanevereenvoudigingen. De verordening, bekend als de Single Authorisation for Simplified Procedures (SASP) verordening, dwingt de Douane de oude vergunningen voor vereenvoudigde aangifte- en domiciliëringsprocedures te herbeoordelen. De nieuwe criteria voor de herbeoordeling zijn vrijwel gelijk aan de criteria die gelden voor het verkrijgen van de AEO-status. Voor bedrijven die hun vergunningen voor vereenvoudigde douaneregelingen willen behouden en/of in de toekomst in aanmerking willen blijven komen voor het aanvragen van vergunningen voor douanevereenvoudigingen, is het dan ook aan te raden om de AEO-status aan te vragen.

Wettelijk kader

Vanaf september 2007 is het mogelijk een AEO-aanvraag in te dienen. Veel eerder al in 2005 deed het fenomeen AEO formeel zijn intrede in de communautaire douanewetgeving. Niet elk bedrijf komt in aanmerking voor een AEO-certificaat. Bedrijven dienen aan een aantal criteria te voldoen. Zo dient als gevolg van artikel 5 bis lid 2, CDW onder meer te worden beoordeeld of de staat van dienst op het gebied van de naleving van de douanevereisten passend is. De aanvraag zal in elk geval worden afgewezen indien de aanvrager ten tijde van de indiening van de aanvraag veroordeeld is voor een ernstig strafbaar feit dat verband houdt met zijn economische activiteit. De staat van dienst op het gebied van de naleving van de douanevereisten zal, zo volgt uit het TCDW, passend zijn indien in de drie jaar voorafgaande aan de aanvraag geen ernstige of herhaalde overtredingen van douanewetgeving zijn begaan of in het geval de overtredingen als van weinig belang worden beschouwd in verhouding tot het aantal en de omvang van de douanegerelateerde activiteiten van de aanvrager.

Aanvraag
In het geval dat wordt voldaan aan de wettelijke criteria die zijn opgenomen in het CDW en TCDW kan worden gestart met de aanvraagprocedure. De aanvraag begint met het doen van een AEO-self-assessment. Er is een zogenaamde kruisjeslijst samengesteld die de criteria bevat waaraan de bedrijven die in aanmerking willen komen voor een AEO-certificaat moeten voldoen. Deze kruisjeslijst is afgeleid van de Europese AEO-guideline vragen. Opvallend gegeven is dat Nederland als een van de weinige landen er niet voor heeft gekozen gebruik te maken van de Europese vragenlijst die vanaf 2014 verplicht is. De Europese vragenlijst legt de nadruk op het vaststellen van de risico’s en niet zozeer op het vastleggen van de gevraagde procedures.

Aan de hand van de kruisjeslijst vormt het aanvragende bedrijf dus zelf een oordeel over de kwaliteit van de eigen aankoop-, opslag- en productieprocedures, de financiële en logistieke administratie, het eigen interne controle- en beheersingssysteem wat betreft zijn douane- en veiligheidsprocessen en haar solvabiliteit. Hoe beter de interne beheersings- en controleprocedures zijn beschreven, zijn geďmplementeerd in de bedrijfsprocessen en worden geëvalueerd, des te hoger is de score.

Door de open normen die gelden voor het self-assessment, leert de ervaring dat de meeste bedrijven het self-assessment in eerste instantie onderschatten. AEO dient niet achter gesloten deuren binnen een organisatie te worden afgehandeld, een bedrijf moet AEO willen ‘ademen’ en zal door zijn gehele organisatie personeel en managers bewust moeten maken van wat AEO betekent. De ‘tone at the top’ is hierbij belangrijk. Het management moet zelf deel uitmaken van het AEO-team of in elk geval het team moeten steunen. Het team dient regelmatig te overleggen en er dienen strakke deadlines te worden gehanteerd mede, gezien het feit dat het AEO-proces zich in de meeste gevallen naast de normale werkprocessen afspeelt.

Veelal zien wij dan ook dat bedrijven een ervaren douane-adviseur vragen om het aanvraagproces te begeleiden, te bewaken en te versnellen. Hij draagt zorg voor een goede dossiervorming. De ervaring leert ons dat dit ook bij het onderhoud van het AEO-dossier voordelen biedt. Immers hoe gestructureerder de kick-off zal zijn en hoe transparanter het AEO-dossier opgebouwd zal zijn, hoe eenvoudiger het zal zijn het AEO-proces binnen de organisatie beheersbaar te houden.

Certificering
Als de aanvraag is ingediend, inhoudende dat de kruisjeslijst, een aanvraagformulier en een eigen verklaring aan de Douane zijn gezonden, zal de Douane na enige tijd op bezoek komen. Zij neemt interviews af om zich een oordeel te kunnen vormen of de relevante douaneprocedures binnen het bedrijf kwalitatief goed zijn en goed zijn vastgelegd, of deze worden nageleefd en of de kennis van douanezaken binnen het bedrijf voldoende is. Ook zal zij het door het bedrijf aangelegde (elektronische) AEO-dossier beoordelen. Veelal zal een zogenaamde EDP auditor de geautomatiseerde administratie controleren.

Als de Douane dan meent dat het bedrijf aan alle relevante eisen voor het verkrijgen van het AEO-certificaat voldoet, zal zij het bedrijf certificeren. Het bedrijf kan op haar briefpapier vermelden dat zij AEO-gecertificeerd is en zij kan desgewenst worden opgenomen in de publiek toegankelijke EU-database met AEO-gecertificeerde bedrijven. Zeker bedrijven die werkzaam zijn in de logistiek kunnen hiermee een voordeel behalen. Immers, veel importerende en exporterende bedrijven willen dat de gehele supply chain, dus ook het logistieke proces, AEO-gecertificeerd is. AEO kan een bedrijf helpen zich steviger op de markt te positioneren en niet te worden aangezien als de zwakste schakel.

Monitoring
Eenmaal een AEO-certificaat in het bezit, kan het bedrijf zeker niet op zijn lauweren gaan rusten. Het AEO-certificaat vraagt om onderhoud. Zonder onderhoud bestaat het risico dat u na verloop van tijd niet meer aan de AEO-eisen voldoet. Als de Douane dat vaststelt, zal het certificaat eerst worden geschorst en krijgt u de gelegenheid om herstelwerkzaamheden uit te voeren. Voldoet u dan nog niet aan de AEO-eisen, dan zal het certificaat worden ingetrokken. U kunt dan in een periode van drie jaar geen certificaat meer aanvragen. Na alle gedane inspanningen en kosten om gecertificeerd te worden, is het derhalve ook raadzaam er zorg voor te dragen dat uw bedrijf aan de AEO-eisen blijft voldoen.

U moet zelf regelmatig vaststellen of u nog voldoet aan de AEO-eisen. U moet periodiek vaststellen of de interne beheersingsmaatregelen nog passend zijn en goed werken. De Douane zal namelijk met enige regelmaat, maar minimaal één keer per drie jaar controleren of het bedrijf nog aan de AEO-eisen voldoet. De Douane maakt bij toezicht op de AEO-status zoveel mogelijk gebruik van werkzaamheden die u zelf heeft verricht. Het is daarom van belang om een controlespoor na te laten en het AEO-dossier regelmatig up-to-date te brengen. U moet wijzigingen in uw bedrijfssituatie of in de controlemechanismen van uw bedrijf die van invloed (kunnen) zijn op de AEO-status doorgeven aan de Douane. Het jaarlijks uitvoeren of uit laten voeren van een quick scan om te beoordelen of uw bedrijf nog AEO-waardig is, is zeker aan te raden.

Fiscale strafbeschikking en de gevolgen daarvan voor AEO

Als uw bedrijf AEO-gecertificeerd is, is het zaak de AEO-status te behouden. Er is echter een risico dat bedrijven de AEO-status kwijtraken. Op 1 juli 2011 is de Wet OM-afdoening voor douanedelicten in werking getreden en is het niet meer mogelijk voor de Douane om een transactievoorstel aan particulieren en bedrijven op te leggen. In plaats daarvan wordt een straf afgedaan met een fiscale strafbeschikking (FSB). Degene die een FSB krijgt, zal dan ook niet meer de keuze hebben om al dan niet tot betaling over te gaan. Hij of zij heeft de plicht om deze te betalen, tenzij bepaalde rechtsmiddelen worden aangewend om zich tegen de FSB verzetten. Het verzet dient bij de Officier van Justitie te worden ingediend. Wordt het verzet toegewezen, dan vervalt de FSB. Zo niet, dan wordt het delict in beginsel voor de strafrechter gebracht. In het geval dat de rechter de opgelegde strafbeschikking vernietigt en vervangt door een rechterlijk vonnis bestaat de mogelijkheid van een aantekening op het strafblad. Hoewel de Douane in haar brief van 11 mei 2011 heeft medegedeeld dat de FSB geen gevolgen heeft voor de bedrijven die een AEO-aanvraag hebben ingediend of die al een AEO-certificaat hebben, lijkt ons inziens daar het laatste woord nog niet over geschreven te zijn. Immers, hoe staat het dan met de passende staat van dienst van de AEO-gecertificeerde? In het geval dat deze uit de pas loopt, is in het TCDW opgenomen dat het certificaat wordt geschorst, dan wel later wordt ingetrokken.

Tot slot
Een AEO-aanvraag dient niet te worden onderschat, vooraf dient men er bewust van te zijn dat AEO-gecertificeerd zijn niet een vrijblijvend iets is. Het AEO-waardig zijn dient te worden onderhouden. Het is aan te raden hiermee bij de aanvraag en dossieropbouw rekening te houden. Niet alleen dient men zorg te dragen voor het onderhouden van het AEO-waardig zijn, ook zal een bedrijf bewust moeten zijn van de eventuele risico’s die een AEO-certificering meebrengt. Zo kan door het opgelegd krijgen van een FSB het AEO-certificaat in de toekomst worden ingetrokken hetgeen weer consequenties heeft voor de vergunningen vereenvoudigde aangifte- en/of domiciliëringsprocedure. Iets waar een professioneel bedrijf dat zich met werkzaamheden wat Douane aangaat niet op zal zitten te wachten.


Loyens & Loeff N.V.
Forum, Fred Roeskestraat 100, 1076ED Amsterdam
Postbus 71170, 1008 BD Amsterdam

E: kees.bouwmeester@loyensloeff.com
T: +31 20 578 5754
M: +31 6 2222 5491
F: +31 20 578 5842
www.loyensloeff.com



Geraadpleegd
• CDW, Verordening (EEG) nr. 2913/92
• TCDW, Verordening (EEG) nr. 2454/93
• Verordening (EG) nr. 1875/2006 van de Commissie tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 2454/93
• SASP Verordening (EG) nr. 1192/2008 van de Commissie tot wijziging van Verordening (EEG) nr. 2454/93